Prouver que la personne qui fait la demande peut agir au nom de l'entreprise

Un numéro d'immatriculation valide ne prouve pas que le demandeur représente l'entreprise, car ces numéros sont publics. Ils figurent sur les factures, les sites web et les en-têtes de lettre, et chacun peut les consulter. Une recherche au registre du commerce confirme l'existence de l'entreprise ; elle ne renseigne en rien sur la personne qui a saisi le numéro dans votre formulaire.

Pour savoir si le demandeur est habilité à agir au nom de l'entreprise, trois éléments sont nécessaires : son identité (vérification de son identité physique), son inscription au registre des dirigeants et, dans le cas contraire, les pouvoirs qui l'autorisent à agir. La fraude décrite dans cet article se situe précisément entre ces deux éléments.

Que demande exactement la norme ?

Le FATF Les recommandations sont précises sur ce point. Lors de l'exécution des vérifications préalables, « les institutions financières devraient également être tenues de vérifier que toute personne prétendant agir au nom du client est dûment autorisée, et devraient identifier et vérifier l'identité de cette personne » ( FATF Recommandations, mises à jour en octobre 2025 (s’ouvre dans un nouvel onglet) , Note interprétative relative à la recommandation 10, paragraphe 4).

Il s'agit donc de deux obligations, et non d'une seule : identifier la personne et établir son autorité. Les réglementations nationales apportent leurs propres précisions. Aux États-Unis, par exemple, la règle de vigilance à l'égard de la clientèle du FinCEN exige qu'un établissement concerné identifie une seule personne physique exerçant une responsabilité significative en matière de contrôle, de gestion ou de direction d'une personne morale cliente, comme un directeur général ou un autre cadre supérieur ( 31). CFR 1010.230(d)(2) (s’ouvre dans un nouvel onglet) ). Les exigences varient selon la juridiction, et cet article fournit des informations générales et ne constitue pas un avis juridique.

Comment un véritable numéro d'immatriculation peut-il être utilisé à mauvais escient ?

Trois tendances se dégagent régulièrement pour les plateformes qui intègrent les entreprises en ligne :

1. Emprunter au nom d'une entreprise établie. Une personne ouvre un compte de paiement ou de crédit au nom d'une entreprise réelle et en règle, avec laquelle elle n'a aucun lien. La vérification des informations est concluante, l'entreprise semble solvable et l'argent est transféré vers des comptes qu'elle n'a jamais contrôlés.

2. L'ancien cadre dirigeant. Un ancien dirigeant ou employé connaît encore les détails de l'entreprise et continue de faire valoir ses droits après son départ. Le registre peut même encore mentionner son nom si le changement n'a jamais été enregistré.

3. L'intermédiaire. Le demandeur et l'entreprise existent bel et bien, mais le demandeur agit pour le compte d'une personne qui souhaite rester anonyme. Il s'agit ici autant de propriété que d'autorité, et le rôle des personnes clés y contribue.

Dans chaque cas, un processus vérifie que seule l'entreprise approuve la demande.

Trois questions à poser à chaque candidat

Qui est cette personne ?

Effectuez une vérification d'identité classique du demandeur : vérification de documents ou de bases de données gouvernementales, selfie et confirmation de présence. Sans cela, la suite des démarches consiste à comparer les informations du registre avec un nom saisi au clavier.

Le registre les mentionne-t-il ?

Comparez l'identité vérifiée avec les noms des directeurs, secrétaires et autres responsables figurant au registre. Comparez le nom vérifié, et non le nom saisi. La correspondance des noms dans les données du registre nécessite une certaine tolérance concernant les deuxièmes prénoms, les initiales et l'ordre des noms ; une intervention humaine est nécessaire pour identifier les cas limites.

Sinon, qui les autorise ?

De nombreux candidats légitimes ne sont pas des dirigeants nommés : un directeur financier, un responsable des opérations, un comptable mandaté par le conseil d’administration. Dans ce cas, exigez une preuve de leur pouvoir, adaptée à votre niveau de risque, telle qu’une résolution du conseil d’administration, une lettre de procuration signée par un administrateur nommé ou une procuration générale, et faites-la vérifier. Vérifier l’identité de l’administrateur nommé constitue souvent la preuve la plus simple.

Une table de décision

Notez ce que le tableau ne fait pas : il ne refuse pas automatiquement la candidature d’un responsable financier honnête. Un refus automatique pour « personne non désignée comme responsable » inciterait les entreprises légitimes à faire suivre la procédure à leur directeur pour une tâche qu’il délègue, et certains d’entre eux finiraient par quitter l’entreprise.

Un cas illustratif : l'entrepreneur individuel à Kano

Un organisme de prêt propose des fonds de roulement aux petits commerçants. À Kano, un demandeur saisit un numéro d'immatriculation d'entreprise ; la recherche renvoie un nom commercial valide et actif, enregistré au nom d'un seul propriétaire. Le demandeur passe avec succès le contrôle d'identité. Le nom vérifié ne correspond pas à celui du propriétaire.

Le demandeur explique que l'entreprise appartient à son frère aîné, qui voyage beaucoup, et qu'il gère le commerce au quotidien. Cela est tout à fait plausible. Toutefois, cela signifie que la personne qui demande le crédit n'est pas celle qui figure au registre du commerce comme propriétaire de l'entreprise. La réaction raisonnable consiste à demander au propriétaire désigné de vérifier son identité et de confirmer l'arrangement, plutôt que d'approuver la demande sur la seule parole du demandeur ou de rejeter d'emblée une entreprise familiale probablement légitime.

Comment Toden prend en charge les vérifications des candidats

UN KYB Le processus de vérification d'entreprise peut inclure la vérification du demandeur : la personne remplissant le formulaire effectue sa propre vérification d'identité au sein du même processus, déclare son rôle et son identité est comparée à celle des dirigeants inscrits au registre. Ce même processus peut exiger des administrateurs ou des bénéficiaires effectifs qu'ils effectuent leur propre vérification d'identité via des liens d'invitation personnels, et la décision peut être suspendue jusqu'à la fin de ces vérifications. Les documents de l'entreprise, tels que le certificat d'immatriculation, peuvent être collectés et comparés aux informations du registre.

Si vous vérifiez déjà l'auteur de la soumission lors de votre propre processus d'intégration avant qu'il n'atteigne le KYB À cette étape, vous pouvez désactiver la vérification du candidat, mais assurez-vous que le contrôle soit bien enregistré auprès de l'entreprise. La documentation relative à la vérification de l'entreprise (s’ouvre dans un nouvel onglet) décrit les différentes couches de l'application, et la prévention de la fraude couvre les signaux associés, tels que la réutilisation d'un même appareil entre plusieurs applications.

Liste de vérification avant d'approuver une entreprise

• Le candidat a passé avec succès un contrôle d'identité individuel.

• Leur identité vérifiée a été comparée à celle des agents inscrits au registre.

• S'il ne s'agit pas d'un agent nommément désigné, vous détenez des preuves faisant autorité et une personne les a examinées.

• Si la liste des responsables du registre semble obsolète, vous avez vérifié les responsables actuels.

• L'approbation est conditionnée par l'obtention de ces résultats et non par la seule consultation du registre.