Vous craignez qu'un changement de procédure KYC vous fasse perdre des clients ? Voici comment vous prémunir contre ce changement.

Vous avez trouvé un KYC Un fournisseur qui semble plus avantageux pour votre entreprise. Puis quelqu'un pose la question qui bloque le projet : chaque client existant devra-t-il télécharger une pièce d'identité et prendre un selfie à nouveau ?

Cette question nécessite un examen des preuves avant qu'il ne soit possible d'y répondre par oui ou par non. Certains documents peuvent encore être pertinents au regard de vos obligations et de votre politique. D'autres peuvent être incomplets, obsolètes ou impossibles à récupérer. Traiter tout le monde de la même manière risque de créer des frictions inutiles ou de perpétuer une ancienne faiblesse dans le nouveau système.

La migration est prête lorsque votre équipe sait ce qu'elle peut préserver, ce qu'elle doit mettre à jour et comment annuler la transition en cas de problème.

Distinguer le changement de fournisseur de la décision du client

Le simple fait de changer de prestataire pour les contrôles futurs n'explique pas, en soi, de quelles preuves chaque client existant aura besoin ensuite. Il appartient à votre responsable de la conformité de déterminer ces éléments en fonction de vos juridictions, de vos produits et des risques liés à vos clients.

Ne considérez pas le label « approuvé » d’un ancien fournisseur comme une preuve valable. Vous devez comprendre les contrôles effectués et vérifier si le document sous-jacent reste accessible et suffisant.

les recommandations du FATF sur l’identité numérique (s’ouvre dans un nouvel onglet) examinent la pertinence de l'identité numérique dans le cadre des vérifications préalables et établissent une distinction entre le recours à des tiers et les services externalisés. Lorsque le recours à des tiers est autorisé, la responsabilité n'est pas simplement transférée à ces derniers. Une migration technologique n'implique pas l'acceptation automatique de tous les résultats antérieurs.

Établissez une carte des preuves avant de déplacer la circulation

Pour un échantillon représentatif de clients, identifiez les données que vous détenez : - Votre identifiant client stable et les identifiants de l’ancien fournisseur. - Les éléments de preuve vérifiés, la date et la source de la vérification. - L’étendue des vérifications, les résultats, les notes d’examen et la décision finale. - Les dates d’expiration, les données manquantes et la date du prochain examen. - L’emplacement du document original et les personnes autorisées à y accéder.

Ensuite, attribuez à chaque enregistrement un itinéraire documenté : conservez les preuves existantes avec une cartographie approuvée, comblez une lacune spécifique ou effectuez une nouvelle vérification.

Par exemple, un client peut avoir un dossier d'identité valide, mais un justificatif de domicile expiré. Il faut alors statuer sur la validité du justificatif de domicile, et non exiger systématiquement la répétition de chaque étape. Un autre client peut n'avoir qu'une autorisation de passage, sans aucun justificatif. Il s'agit d'un problème différent.

Signification des cartes, et pas seulement noms de statuts

Le terme « vérifié » peut avoir différentes significations selon les fournisseurs. Il peut s'agir d'un contrôle documentaire, d'une consultation des registres officiels ou d'une comparaison visuelle. Une approbation manuelle peut comporter une exception.

Établissez une cartographie des preuves et des résultats utilisés par votre entreprise. Incluez les éléments non concluants, les documents non étayés, les erreurs des prestataires, les examens en cours et les preuves périmées. L'indisponibilité d'un service ne doit pas être interprétée comme une approbation tacite.

Vérifiez que ces états correspondent aux actions de votre application. Un client peut-il effectuer une transaction pendant qu'une évaluation est en cours ? Une décision prise ultérieurement par un ancien webhook peut-elle prévaloir sur une décision plus récente ? Un rappel de l'ancien fournisseur peut-il modifier un compte après la migration ?

Ce sont des questions de migration même si les deux SDK semblent fonctionner correctement.

Effectuez une petite transition que vous pouvez inverser.

Commencez par un environnement de test avec les pays, types d'identifiants, appareils et cas de défaillance prévus. Comparez les décisions lorsque vous disposez d'une base légale pour utiliser les données de test. N'utilisez un échantillon de production limité qu'après avoir validé les critères d'acceptation.

Optimisez le parcours client. Évitez d'envoyer des messages identiques provenant de deux fournisseurs. Si vous effectuez des contrôles en parallèle, documentez-en l'objectif, les coûts supplémentaires et le traitement des données au préalable.

Désignez un responsable habilité à interrompre le déploiement. Définissez les modifications (achèvement, erreurs, latence, révisions ou qualité des décisions) qui doivent déclencher une pause. Préparez la modification d'itinéraire qui rétablit le chemin précédent pour les nouveaux trajets, tout en préservant le travail déjà effectué.

Ne coupez pas l'accès à l'ancien fournisseur tant que les documents requis ne sont pas récupérables et que vos obligations de sortie ne sont pas réglées.

Indiquez précisément aux clients ce qu'ils doivent faire.

Si une nouvelle vérification est nécessaire, expliquez vos besoins, les raisons de cette vérification et les conséquences sur l'accès aux documents. Demandez les pièces justificatives manquantes en suivant un parcours sécurisé et facilement identifiable.

Lorsqu'aucune action n'est requise, évitez de créer une tâche de vérification uniquement pour annoncer un changement de fournisseur. Appliquez toute autre politique de confidentialité ou exigence de communication identifiée lors de votre analyse.

Notre perpétuelle KYC Ce guide décrit les déclencheurs d'actualisation continue après la migration. Veillez à dissocier ces déclencheurs du plan de basculement.

Je prévois de déménager à Toden

Toden Les flux de travail prennent en charge les contrôles configurables et les règles de décision versionnées. Utilisez un flux de travail proposé pour tester de nouveaux parcours par rapport à vos exigences actuelles.

Avant de procéder à une migration, veuillez nous demander d'examiner vos formats de preuves, vos identifiants clients et les contrôles requis. Ne présumez pas que les décisions antérieures, les modèles biométriques ou les dossiers des prestataires pourront être importés sans modification. La compatibilité et l'acceptation des preuves doivent être confirmées.

Parlez à Toden Avec un exemple de structure d'enregistrement et le parcours client le plus fréquent, la discussion sur la migration prend un point de départ concret.