O analista exportou uma folha de KYC. Quem ainda a poderá abrir no próximo mês?

Trate cada exportação de dados de identidade como uma nova decisão de acesso. Antes de a criar, identifique finalidade, campos mínimos, responsável, destinatários e próxima data de revisão. Depois da partilha, examine as permissões do ficheiro real e do local onde está guardado.

Um painel restrito não protege uma folha copiada para uma pasta aberta. Remover um colega do painel não remove o acesso a essa cópia separada.

Decida se é necessário um ficheiro

Uma referência de caso ou vista restrita pode responder ao pedido sem copiar provas de identidade. Se a exportação for justificada, inclua apenas os campos necessários.

Num exemplo de auditoria, o analista poderá precisar de decisões, datas e referências, não de imagens de documentos ou números de identidade completos. Acorde o âmbito com o destinatário antes de exportar.

Mantenha dados reais fora de apresentações de formação correntes e folhas informais de depuração. É frequentemente possível demonstrar um caso com registos de teste criados para o efeito.

Atribua um responsável à cópia

Registe quem a criou, onde está, quem precisa de acesso e quando esse acesso será revisto. Use um local aprovado e destinatários identificados.

Verifique permissões de pastas e grupos além do painel de partilha do ficheiro. A documentação de partilha do Google Drive (abre num novo separador) explica como o acesso depende de pastas e definições de partilha. Examine o sistema real em vez de assumir que a etiqueta privado resolve a questão.

Não coloque identificadores completos de clientes em links públicos, nomes de ficheiros ou assuntos de pedidos de assistência.

Feche o acesso onde o trabalho ocorreu

Quando a finalidade terminar, reveja destinatários diretos, grupos, links partilhados e cópias subsequentes. Peça ao responsável por cada destino aprovado que confirme a ação pertinente.

Revogar um link não recupera um ficheiro já descarregado. Não faça essa promessa a clientes ou colegas. Siga o processo de incidente se a exportação foi para a pessoa errada.

As orientações de autorização da OWASP (abre num novo separador) sustentam o menor privilégio; o procedimento de exportação deve aplicá-lo também fora da aplicação original.

Teste uma exportação do pedido ao encerramento

Escolha uma amostra autorizada e siga pedido, campos, envio, destinatários e prova de encerramento. Meça ficheiros sem responsável e revisões de acesso em atraso, não apenas o número de exportações.

Consulte o guia de operações do espaço de trabalho Toden para o acesso dentro da plataforma. Combine-o com os controlos de armazenamento e a análise de segurança. Cada cópia precisa de um local escolhido e de um responsável.