هل أنت قلق من أن يؤدي تغيير نظام اعرف عميلك (KYC) إلى خسارة العملاء؟ إليك كيفية حماية هذه الخطوة.

لقد وجدت KYC مزود خدمة يبدو أفضل لعملك. ثم يطرح أحدهم السؤال الذي يوقف المشروع: هل سيتعين على كل عميل حالي تحميل بطاقة هوية والتقاط صورة شخصية مرة أخرى؟

يتطلب هذا السؤال مراجعة للأدلة قبل الإجابة عليه بنعم أو لا. قد تظل بعض السجلات صالحة بموجب التزاماتك وسياساتك، بينما قد تكون سجلات أخرى غير مكتملة أو قديمة أو يستحيل استرجاعها. إن معاملة الجميع على قدم المساواة قد تخلق احتكاكًا غير ضروري أو تنقل نقاط ضعف قديمة إلى النظام الجديد.

تكون عملية الانتقال جاهزة عندما يعرف فريقك ما يمكنه الحفاظ عليه، وما يجب عليه تحديثه، وكيفية عكس عملية الانتقال إذا حدث عطل ما.

افصل تغيير المورد عن قرار العميل

إن تغيير الخدمة التي تُجري عمليات التحقق المستقبلية لا يُوضح، في حد ذاته، نوع الأدلة التي يحتاجها كل عميل حالي. لذا، اطلب من مسؤول الامتثال لديك تحديد ذلك بما يتناسب مع نطاق اختصاصك ومنتجاتك ومخاطر عملائك.

لا تعتبر علامة "معتمد" من مزود خدمة سابق دليلاً متنقلاً. عليك فهم الضوابط التي تستند إليها، وما إذا كان السجل الأساسي لا يزال متاحاً وكافياً.

FATF تتناول إرشادات الهوية الرقمية (يفتح في علامة تبويب جديدة) مدى ملاءمة الهوية الرقمية لإجراءات العناية الواجبة، وتميز بين الاعتماد على طرف ثالث والخدمات المُستعان بها من جهات خارجية. فعندما يُسمح بالاعتماد، لا تنتقل المسؤولية ببساطة إلى الطرف الثالث. كما أن الانتقال التكنولوجي لا يعني الموافقة المطلقة على كل النتائج السابقة.

قم بإنشاء خريطة أدلة قبل بدء حركة المرور

بالنسبة لعينة تمثيلية من العملاء، حدد ما لديك فعليًا: - مُعرّف العميل الثابت ومُعرّفات المزوّد السابق. - الأدلة التي تم فحصها، وتاريخ الفحص، ومصدره. - نطاق الفحوصات، والنتائج، وملاحظات المراجعة، والقرار النهائي. - تواريخ انتهاء الصلاحية، والفجوات القائمة، وموعد المراجعة التالية. - مكان وجود السجل الأصلي، ومن يمكنه استرجاعه.

ثم قم بتعيين مسار موثق لكل سجل: احتفظ بالأدلة الموجودة مع خريطة معتمدة، أو قم بتحديث فجوة معينة، أو أكمل عملية تحقق جديدة.

على سبيل المثال، قد يمتلك أحد العملاء سجل هوية قابلاً للاسترجاع، لكن وثيقة عنوانه منتهية الصلاحية. في هذه الحالة، يتطلب الأمر اتخاذ قرار بشأن إثبات العنوان، وليس مطالبة تلقائية بتكرار كل خطوة. أما عميل آخر، فقد لا يملك سوى علامة "تم التحقق" دون أي سجل داعم. هذه مشكلة مختلفة.

معاني الخرائط، وليس مجرد أسماء الحالات

قد يختلف معنى "تم التحقق" بين مقدمي الخدمات. قد تشير إحدى النتائج إلى فحص المستندات، بينما قد تشمل أخرى التحقق من السجلات الحكومية ومقارنة الصور. وقد تتضمن الموافقة اليدوية استثناءً.

أنشئ مخططًا للأدلة والنتائج التي تستخدمها مؤسستك. يشمل ذلك الأدلة غير الحاسمة، والوثائق غير المدعومة، وأخطاء مقدمي الخدمات، والمراجعات المعلقة، والأدلة منتهية الصلاحية. لا يجوز اعتبار الخدمة غير المتاحة موافقة ضمنية.

اختبر هذه الحالات مقابل الإجراءات التي يتخذها تطبيقك. هل يمكن للعميل إجراء معاملة أثناء انتظار المراجعة؟ هل يُلغي إشعار الويب القديم قرارًا أحدث؟ هل يمكن لمكالمة رد من المزوّد السابق تغيير حساب بعد الانتقال؟

هذه أسئلة تتعلق بالترحيل حتى عندما تبدو كلتا مجموعتي تطوير البرامج (SDKs) على ما يرام.

قم بتشغيل عملية قطع صغيرة يمكنك عكسها

ابدأ في بيئة اختبارية تتضمن البلدان وأنواع المعرفات والأجهزة وحالات الفشل المتوقعة. قارن القرارات التي تستند إلى أساس قانوني لاستخدام بيانات الاختبار. استخدم مجموعة إنتاج محدودة فقط بعد الاتفاق على معايير القبول.

وجّه كل رحلة عميل بعناية. تجنّب إرسال رسائل تنبيه مكررة للعملاء من مزوّدَي خدمة. إذا أجريتَ عمليات فحص متوازية، فوثّق الغرض منها، والتكلفة الإضافية، وكيفية معالجة البيانات قبل القيام بذلك.

امنح مالكًا واحدًا صلاحية إيقاف عملية التنفيذ. اتفق على التغييرات التي تستدعي الإيقاف، سواءً في الإنجاز أو الأخطاء أو زمن الاستجابة أو المراجعات أو جودة القرار. جهّز تغيير المسار الذي يُعيد الرحلات الجديدة إلى المسار السابق، مع الحفاظ على العمل المنجز.

لا تقم بإنهاء الوصول إلى المزود القديم حتى يتم استرداد السجلات المطلوبة وتسوية التزاماتك المتعلقة بالخروج.

أخبر العملاء بالضبط ما يتعين عليهم فعله

عند الحاجة إلى إجراء فحص جديد، اشرح ما تحتاجه، ولماذا تحتاجه، وماذا سيحدث للوصول إليه. اطلب الأدلة المفقودة عبر مسار آمن ومعروف.

في حال عدم وجود ضرورة لاتخاذ إجراء، تجنب إنشاء مهمة تحقق لمجرد الإعلان عن تغيير المورد. طبّق أي إشعار خصوصية أو متطلبات تواصل منفصلة تحددها مراجعتك.

إرثنا الدائم KYC يغطي هذا الدليل محفزات التحديث المستمرة بعد الترحيل. احتفظ بهذه المحفزات منفصلة عن خطة الانتقال.

التخطيط للانتقال إلى Toden

Toden تدعم سير العمل عمليات التحقق القابلة للتكوين وقواعد اتخاذ القرار ذات الإصدارات. استخدم سير عمل مقترح لاختبار مسارات جديدة مقابل متطلباتك الحالية.

قبل الموافقة على عملية النقل، يُرجى طلب مراجعة تنسيقات الأدلة، ومعرفات العملاء، والفحوصات المطلوبة. لا تفترض إمكانية استيراد القرارات السابقة، أو نماذج البيانات البيومترية، أو سجلات مقدمي الخدمات دون تغيير. يلزم التأكد من التوافق وقبول الأدلة.

تحدث إلى Toden باستخدام نموذج لهيكل السجل ومسار رحلة العميل الأكثر ازدحامًا. هذا يوفر نقطة انطلاق ملموسة لمناقشة عملية الترحيل.