Comprovar que a pessoa que se candidata pode agir em nome da empresa.

Um número de registro válido não comprova que o solicitante representa a empresa, pois os números de registro são públicos. Eles são impressos em faturas, sites e papéis timbrados, e qualquer pessoa pode consultá-los. Uma consulta ao registro confirma a existência da empresa; ela não diz nada sobre a pessoa que digitou o número no formulário.

Para saber se o requerente pode agir em nome da empresa, são necessárias três respostas distintas: quem é o requerente (verificação de sua identidade como pessoa física), se o registro o identifica como um representante legal e, em caso negativo, o que o autoriza a agir dessa forma. A fraude abordada neste artigo reside na lacuna entre a primeira resposta e as outras duas.

O que exatamente a norma exige?

O FATF As recomendações são específicas sobre este ponto. Ao realizar a devida diligência, "as instituições financeiras também devem ser obrigadas a verificar se qualquer pessoa que alegue agir em nome do cliente está devidamente autorizada, e devem identificar e verificar a identidade dessa pessoa" ( FATF Recomendações, atualizadas em outubro de 2025 (abre num novo separador) (Nota Interpretativa da Recomendação 10, parágrafo 4).

Isso representa duas obrigações, não uma: identificar a pessoa e comprovar sua autoridade. As normas nacionais acrescentam seus próprios detalhes. Nos Estados Unidos, por exemplo, a norma de diligência prévia do cliente da FinCEN exige que uma instituição abrangida identifique um único indivíduo com responsabilidade significativa para controlar, gerenciar ou dirigir um cliente pessoa jurídica, como um diretor executivo ou outro executivo sênior ( 31 CFR 1010.230(d)(2) (abre num novo separador) ). Os requisitos variam de acordo com a jurisdição, e este artigo é informação geral, não aconselhamento jurídico.

Como é possível que uma matrícula verdadeira seja usada indevidamente?

Três padrões surgem repetidamente em plataformas que integram empresas online:

1. Empréstimo feito por uma empresa estabelecida. Alguém abre uma conta de pagamento ou crédito em nome de uma empresa real e devidamente registrada, com a qual não possui nenhuma ligação. A consulta aos dados coincide, a empresa parece saudável e o dinheiro flui para contas que a empresa nunca controlou.

2. O insider que saiu. Um ex-diretor ou funcionário que ainda conhece os detalhes da empresa e se inscreve após deixar o cargo. O registro pode até mesmo ainda incluir o nome dele, mesmo que a alteração nunca tenha sido formalizada.

3. A pessoa de fachada. O requerente é real e a empresa também, mas o requerente está agindo em nome de alguém que não quer aparecer em lugar nenhum. Este caso envolve tanto propriedade quanto autoridade, e o trabalho com pessoas-chave abrange essa questão.

Em cada caso, um fluxo que verifica se apenas a empresa aprova a solicitação.

Três perguntas a fazer sobre cada candidato

Quem é essa pessoa?

Realize uma verificação de identidade individual padrão para o solicitante: verificação de documentos ou banco de dados governamental, uma selfie e comprovação de presença. Sem isso, tudo o que se segue compara o registro com um nome digitado por alguém.

O registro os nomeia?

Compare a identidade verificada com os diretores, secretários e outros funcionários que constam no registro. Compare o nome verificado, não o digitado. A correspondência de nomes em dados de registro exige tolerância a nomes do meio, iniciais e ordem, e um humano deve identificar os casos limítrofes.

Caso contrário, o que os autoriza?

Muitos candidatos legítimos não são diretores nomeados: um gerente financeiro, um líder de operações, um contador instruído pelo conselho. Para esses casos, solicite comprovação de autoridade adequada ao seu nível de risco, como uma resolução do conselho, uma carta de autorização assinada por um diretor nomeado ou uma procuração, e peça para alguém analisá-la. Exigir a verificação da identidade do próprio diretor nomeado costuma ser a comprovação mais simples de todas.

Uma tabela de decisão

Note o que a tabela não faz: ela não rejeita automaticamente um gerente financeiro honesto. Uma rejeição automática para "não é um funcionário nomeado" força empresas legítimas a enviarem seus diretores pelo fluxo para uma tarefa que eles delegaram, e alguns deles acabarão desistindo.

Um caso ilustrativo: o comerciante individual em Kano

Uma instituição financeira oferece capital de giro para pequenos comerciantes. Um solicitante em Kano insere um número de registro de nome comercial, e a consulta retorna um nome comercial válido e ativo, registrado em nome de um proprietário. O solicitante passa por sua própria verificação de identidade. Seu nome verificado não corresponde ao do proprietário.

O requerente explica que o negócio pertence ao seu irmão mais velho, que viaja muito, e que eles administram a loja no dia a dia. Isso pode muito bem ser verdade. Ainda assim, significa que a pessoa que solicita o crédito não é a pessoa que consta no registro como proprietária do negócio. A resposta razoável é pedir ao proprietário indicado que verifique sua própria identidade e confirme o acordo, em vez de aprovar com base na palavra do requerente ou rejeitar sumariamente um negócio familiar provavelmente legítimo.

Como Toden apoia a verificação de antecedentes dos candidatos

UM KYB O fluxo de trabalho na Verificação de Empresas pode incluir a verificação do solicitante: a pessoa que preenche o formulário realiza sua própria verificação de identidade no mesmo fluxo, declara sua função e é comparada com os nomes dos diretores registrados. O mesmo fluxo de trabalho pode exigir que os diretores nomeados ou os beneficiários finais realizem suas próprias verificações de identidade por meio de links de convite pessoais, e a decisão pode aguardar a conclusão dessas verificações. Documentos da empresa, como o certificado de incorporação, podem ser coletados e comparados com o registro comercial.

Se você já verificou o remetente em seu próprio processo de integração antes que ele chegue ao KYB Nesta etapa, você pode deixar a verificação do candidato desativada, mas certifique-se de que a verificação seja registrada junto à empresa. A documentação de verificação da empresa (abre num novo separador) descreve as camadas do aplicativo, e a prevenção de fraudes abrange sinais relacionados, como a reutilização de dispositivos em diferentes aplicativos.

Lista de verificação antes de aprovar uma empresa

• O candidato passou por uma verificação de identidade individual.

• As identidades verificadas foram comparadas com as dos policiais registrados.

• Se não se tratar de um oficial nomeado, você possui provas documentais e uma pessoa as analisou.

• Se a lista de funcionários do registro parecer desatualizada, confirme os funcionários atuais.

• A aprovação depende desses resultados, e não apenas da consulta ao registro.